Ante un incumplimiento de contrato, lo primero es comprobar qué obligación se pactó, si ya era exigible y qué pruebas existen. Después habrá que decidir entre exigir el cumplimiento, resolver el contrato o reclamar una indemnización, sin dejar de cumplir unilateralmente las propias obligaciones salvo que exista una base jurídica para hacerlo.
No toda desviación permite romper el contrato ni todo incumplimiento da derecho automáticamente a cobrar daños y perjuicios. La respuesta depende de la gravedad, de lo previsto en las cláusulas, de la conducta de ambas partes y del perjuicio que pueda demostrarse.
| Situación | Respuesta que suele valorarse | Qué habrá que acreditar |
|---|---|---|
| Retraso, pero la prestación todavía resulta útil | Requerir el cumplimiento y, en su caso, reclamar daños por la demora | Fecha pactada, requerimiento y perjuicio causado por el retraso |
| Cumplimiento parcial o defectuoso que puede corregirse | Exigir que se complete o subsane; valorar daños o penalización | Defectos concretos, alcance pendiente y coste de la corrección |
| Incumplimiento esencial que frustra la finalidad del acuerdo | Resolver el contrato, pedir restituciones y reclamar los daños probados | Gravedad del incumplimiento, finalidad contractual y consecuencias económicas |
| Impago de una cantidad vencida | Reclamar el pago, los intereses y, si procede, utilizar un proceso monitorio | Deuda líquida, vencida, exigible y documentada |
| Existe una cláusula penal aplicable | Exigir la penalización en los términos pactados | Incumplimiento contemplado, cuantía o fórmula y límites de la cláusula |
Esta tabla ofrece una orientación inicial. Antes de enviar una reclamación conviene revisar el contrato completo, porque puede contener plazos de subsanación, formalidades de notificación, cláusulas de mediación o arbitraje y reglas específicas sobre penalizaciones.
¿Cuándo existe un incumplimiento contractual?
Las obligaciones pactadas vinculan a quienes celebraron el acuerdo. El Código Civil establece que los contratos tienen fuerza de ley entre las partes y deben cumplirse conforme a su contenido.
Existe incumplimiento cuando una obligación exigible no se ejecuta, se cumple tarde, solo se realiza en parte o se presta de forma distinta a la acordada. Para valorarlo hay que identificar con precisión:
- Qué debía hacer, entregar o pagar cada parte.
- Cuándo y en qué condiciones debía cumplirlo.
- Si la obligación dependía de un paso previo de la otra parte.
- Qué cláusulas regulan retrasos, defectos, resolución o penalizaciones.
- Si el contrato está vigente y la obligación puede exigirse.
Una expectativa que nunca se incorporó al acuerdo no permite sostener por sí sola que hubo incumplimiento. Si un proveedor entrega exactamente lo contratado, la mera insatisfacción con el resultado no basta.
Incumplimiento total, parcial, defectuoso o tardío
Un incumplimiento total se produce cuando la prestación no llega a realizarse. El parcial deja sin ejecutar una parte del compromiso. En el cumplimiento defectuoso sí existe una prestación, pero no reúne las características, calidad o condiciones acordadas. La mora aparece cuando el obligado se retrasa en una obligación que ya podía exigirse.
Estas categorías pueden combinarse. Una empresa puede entregar un proyecto tarde y, además, incompleto. En tal caso habrá que separar las consecuencias del retraso de las derivadas de los defectos para formular una reclamación comprensible y cuantificada.
La gravedad determina si puede resolverse el contrato
Solo un incumplimiento suficientemente relevante suele justificar la resolución: debe frustrar la finalidad económica del acuerdo o privar a la otra parte de aquello que razonablemente esperaba recibir. Un defecto menor y subsanable no siempre permite poner fin al contrato de inmediato.
También importa la conducta de quien reclama. En los contratos con obligaciones recíprocas, la parte que exige el cumplimiento debe haber cumplido lo que le correspondía o estar en condiciones de hacerlo. Si ambas partes han incumplido, será necesario estudiar qué obligación debía ejecutarse primero y qué conducta provocó realmente la ruptura.
Qué hacer cuando la otra parte no cumple
Actuar con rapidez ayuda, pero precipitar una resolución o suspender pagos sin analizar el contrato puede convertir a la parte perjudicada en incumplidora. Estos pasos permiten ordenar la reclamación.
1. Reúne el contrato y reconstruye lo acordado
Más allá del documento principal, anexos, presupuestos aceptados, pedidos, correos electrónicos, mensajes, facturas y modificaciones posteriores pueden concretar el alcance real del acuerdo.
Cuando no exista un contrato firmado, todavía puede haber una obligación válida. La dificultad estará en probar su contenido, la contraprestación y el vencimiento. Esta guía sobre cómo reclamar una deuda sin contrato escrito explica qué valor pueden tener las conversaciones, transferencias y demás indicios.
2. Documenta el incumplimiento y el daño
No conviene esperar a que desaparezcan pruebas. Una entrega defectuosa puede requerir fotografías fechadas o un informe pericial; un retraso, comunicaciones que confirmen la fecha comprometida; y un impago, facturas, albaranes o justificantes de la prestación.
Conviene conservar por separado la prueba del perjuicio. Si fue necesario contratar de urgencia a otro proveedor, habrá que guardar presupuestos y facturas. Cuando se alegue una pérdida de ingresos, deberán aportarse datos que permitan distinguir una ganancia razonablemente esperable de una previsión meramente hipotética.
3. Comprueba las cláusulas de aviso, subsanación y resolución
Algunos contratos exigen comunicar el incumplimiento por un medio concreto, conceder un plazo para corregirlo o seguir un mecanismo escalonado antes de resolver. También pueden incluir mediación, arbitraje, elección de tribunal o una cláusula penal.
Pasar por alto estas reglas puede debilitar la reclamación. Tampoco debe asumirse que cualquier cláusula es válida o aplicable: las condiciones generales, los contratos con consumidores y las penalizaciones desproporcionadas requieren un análisis específico.
4. Envía un requerimiento fehaciente
El escrito extrajudicial debería identificar a las partes y el contrato, describir el incumplimiento, indicar qué se exige y fijar un plazo razonable para responder o subsanar. Si se reclama dinero, conviene desglosar principal, intereses, penalizaciones y daños.
Un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo suele ser útil porque permite acreditar qué se comunicó y cuándo. También pueden servir otros medios que dejen constancia fiable de la recepción y del contenido.
No deben incluirse amenazas ni cifras sin justificar. El objetivo del requerimiento es situar a la otra parte ante una petición concreta, constituirla en mora cuando proceda y preparar una posible negociación o demanda.
5. Valora la negociación previa obligatoria
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general intentar antes un medio adecuado de solución de controversias para presentar muchas demandas civiles y mercantiles. Existen excepciones, por lo que debe comprobarse si el requisito se aplica al procedimiento concreto.
Las partes pueden negociar directamente o por medio de sus abogados, acudir a mediación o conciliación, formular una oferta vinculante confidencial o emplear otra modalidad legal. Debe existir identidad entre el objeto negociado y el futuro litigio, y el intento ha de quedar documentado.
Un burofax genérico que se limita a anunciar una demanda puede no ser suficiente. La comunicación debería definir el conflicto y proponer o solicitar una negociación real. Si la parte requerida no responde o el proceso termina sin acuerdo, habrá que conservar la documentación necesaria para acreditar el intento sin vulnerar la confidencialidad de las conversaciones.
Qué se puede reclamar por el incumplimiento
En las obligaciones recíprocas, el artículo 1124 del Código Civil permite escoger entre exigir el cumplimiento o solicitar la resolución, con resarcimiento de daños e intereses en ambos casos cuando corresponda.
Exigir el cumplimiento del contrato
Esta opción pretende que la otra parte realice exactamente la prestación comprometida: entregue el bien, finalice el trabajo, corrija los defectos o pague la cantidad pendiente.
Suele resultar razonable cuando el cumplimiento todavía es posible y conserva utilidad. Puede acompañarse de una reclamación por los daños causados durante el retraso, siempre que estén acreditados.
En las obligaciones de pago, la reclamación incluirá normalmente el principal y los intereses aplicables. Si la deuda es líquida, vencida, exigible y aparece respaldada por documentos, puede estudiarse el procedimiento monitorio para cobrar una deuda.
Resolver el contrato y recuperar lo entregado
Resolver el contrato deja sin efecto la relación por un incumplimiento relevante. Habitualmente implica que las partes restituyan lo recibido: por ejemplo, devolver un anticipo y recuperar el bien entregado cuando resulte posible.
No equivale a cancelar el contrato por decisión unilateral y sin consecuencias. Si después un tribunal concluye que el incumplimiento no era suficientemente grave o que quien resolvió también incumplió, esa actuación puede generar responsabilidad.
Antes de comunicar la resolución interesa analizar la importancia de la obligación incumplida, las posibilidades de subsanación y el efecto de mantener o terminar el acuerdo. Un abogado especializado en Derecho Civil y Mercantil puede encajar la petición en el contrato y evitar reclamaciones incompatibles.
Aplicar una cláusula penal
Mediante una cláusula penal puede fijarse anticipadamente una consecuencia económica para determinados incumplimientos, como un retraso en la entrega. Según el artículo 1152 del Código Civil, la pena sustituye normalmente a la indemnización y a los intereses salvo que las partes hayan pactado otra cosa.
Por eso no siempre es posible sumar automáticamente penalización, daños e intereses. Debe comprobarse qué incumplimiento cubre la cláusula, cómo se calcula y si el contrato permite acumularla con una indemnización adicional.
Cuándo puede pedirse una indemnización por daños y perjuicios
Incumplir una cláusula no genera por sí solo una indemnización. La parte reclamante debe demostrar un perjuicio real y su conexión con el incumplimiento.
Según el artículo 1101 del Código Civil, queda sujeto a indemnización quien incurre en dolo, negligencia o morosidad, o contraviene de cualquier modo sus obligaciones. En la práctica habrá que acreditar cuatro elementos:
- Una obligación contractual válida y exigible.
- Un incumplimiento imputable a la otra parte.
- Un daño cierto y evaluable.
- Una relación causal entre el incumplimiento y ese daño.
Daño emergente: la pérdida sufrida
Comprende los gastos o pérdidas patrimoniales provocados por el incumplimiento. Pueden ser el coste razonable de contratar a un tercero para terminar el trabajo, los gastos de almacenamiento ocasionados por una entrega tardía o la diferencia de precio de una compra urgente sustitutiva.
Las facturas y justificantes deben guardar relación directa con el problema. Si se eligió una alternativa innecesariamente costosa, la parte contraria podrá discutir que todo ese importe fuera razonable para reducir el daño.
Lucro cesante: la ganancia dejada de obtener
Por lucro cesante pueden reclamarse los beneficios que probablemente se habrían obtenido si el contrato se hubiera cumplido. No basta con presentar una estimación optimista.
Imaginemos que una empresa contrata una plataforma para una campaña con fecha cerrada y el proveedor no la entrega. El coste de contratar una solución de emergencia puede ser daño emergente. Para reclamar las ventas perdidas, en cambio, harán falta datos históricos, pedidos frustrados u otros elementos que permitan calcular el resultado con una probabilidad razonable.
Daño moral e intereses
En el ámbito contractual también puede reclamarse daño moral, pero no se presume en cualquier conflicto ni compensa el simple enfado por el incumplimiento. Debe tratarse de un perjuicio real, diferenciado y suficientemente acreditado.
Los intereses responden a una lógica distinta. En las deudas de dinero, pueden devengarse desde que existe mora o desde el momento previsto por la ley o el contrato. La fecha del requerimiento y la cláusula de intereses adquieren aquí especial relevancia.
Fuerza mayor y deber de reducir el perjuicio
Como regla general y salvo previsión legal o contractual, el artículo 1105 del Código Civil excluye la responsabilidad por sucesos imprevisibles o inevitables.
No cualquier dificultad económica, problema de proveedor o retraso interno constituye fuerza mayor. Debe estudiarse si el acontecimiento era realmente ajeno, imprevisible o inevitable y cómo afectó al cumplimiento.
Quien reclama tampoco debería dejar crecer el daño de forma evitable. Adoptar medidas razonables para limitar las pérdidas refuerza la reclamación y reduce la posibilidad de que se discutan gastos innecesarios.
Qué pruebas sirven para reclamar
Para reconstruir el acuerdo, el incumplimiento y sus consecuencias pueden utilizarse, según el caso:
- Contrato, anexos, presupuestos, pedidos y condiciones generales.
- Correos electrónicos, mensajes y actas de reuniones.
- Facturas, albaranes, justificantes de pago y extractos bancarios.
- Fotografías, vídeos y registros de entrega o acceso.
- Requerimientos fehacientes y respuestas de la otra parte.
- Informes periciales sobre defectos, retrasos o coste de reparación.
- Contratos sustitutivos, presupuestos y facturas de terceros.
- Contabilidad, pedidos cancelados y datos históricos para justificar el lucro cesante.
Acumular documentos no compensa la falta de orden. Una cronología breve que relacione cada obligación, vencimiento, incidencia y prueba suele ser más útil que aportar cientos de mensajes sin contexto.
Cuánto tiempo hay para reclamar
Cuando no existe un plazo especial, las acciones personales prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.
Sin embargo, algunos contratos y normas sectoriales establecen plazos distintos, por ejemplo en materia de compraventa, construcción, arrendamientos, seguros, transporte o consumo.
Una reclamación extrajudicial del acreedor, el ejercicio de la acción ante los tribunales o el reconocimiento de la deuda por el deudor pueden interrumpir la prescripción. El inicio documentado de una negociación conforme a la Ley Orgánica 1/2025 también produce efectos sobre la prescripción o la caducidad en los términos previstos por la norma.
No conviene esperar al final del plazo. Determinar cuándo empezó el cómputo, si hubo interrupciones y qué norma especial resulta aplicable puede ser una de las cuestiones más discutidas del procedimiento.
Cómo se presenta una demanda por incumplimiento de contrato
Si la negociación no resuelve el conflicto, la demanda debe identificar el contrato, los hechos relevantes, la obligación incumplida y la petición concreta. También tendrá que acompañar los documentos disponibles y, cuando sea exigible, acreditar el intento previo de negociación.
Lo reclamado y su cuantía determinarán la vía procesal. Una deuda dineraria documentada puede encajar en el monitorio; otros asuntos se tramitarán mediante el juicio declarativo correspondiente. Si el demandado se opone, puede ser necesario discutir la existencia del incumplimiento, interpretar cláusulas y practicar prueba pericial o testifical.
Cuando el conflicto se centra en facturas o cantidades impagadas, el servicio de reclamaciones de cantidad e impagos permite estudiar tanto la recuperación extrajudicial como la vía judicial adecuada.
Errores que pueden perjudicar la reclamación
Algunos fallos se repiten con frecuencia:
- Resolver el contrato sin comprobar si el incumplimiento es esencial.
- Dejar de pagar o cumplir sin analizar las propias obligaciones.
- Aceptar entregas defectuosas sin formular reservas ni dejar constancia.
- Enviar un requerimiento impreciso, sin cuantía ni petición concreta.
- Reclamar beneficios hipotéticos como si fueran pérdidas demostradas.
- Ignorar una cláusula de subsanación, mediación, arbitraje o penalización.
- Confundir un requerimiento de pago con el intento negociador exigido para la demanda.
- Dejar transcurrir el plazo de prescripción.
Una reclamación bien planteada no empieza en el juzgado. Comienza al fijar qué se pactó, preservar la prueba y escoger una petición coherente con la gravedad del incumplimiento.
En Dabogados analizamos contratos civiles y mercantiles, requerimientos, negociaciones y reclamaciones judiciales. Si necesitas decidir entre exigir el cumplimiento, resolver el acuerdo o reclamar daños, puedes contactar con el despacho para revisar la documentación y la estrategia aplicable a tu caso.
